ข้อมูล
ข้อมูล ( Data or raw data) หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ (fact) ที่เกิดขึ้น ที่มีอยู่ในโลก ใช้แทนด้วยตัวเลข ภาษา หรือสัญลักษณ์ที่ยังไม่มีการปรุงแต่งหรือประมวลไดๆ )ถ้าเห็นคำว่าข้อมูลในทางคอมพิวเตอร์ จะหมายถึงข้อเท็จจริงที่มีการรวบรวมไว้และมีความหมายในตัวเอง
สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำเสนอข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ มาผ่านกระบวนการ (process) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือหมายถึงข้อมูลที่ได้ถูกกระทำให้มีความสัมพันธ์ หรือมีความหมายนำไปใช้ประโยชน์ได้
คุณสมบัติของข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลทีจะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอูปกรณ์ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสาสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงและหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำที่่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักรการออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้ด้วย
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการรออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด สื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูแลสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
ลักษณะของสารสนเทศที่นำเสนอ
1. ข้อมูลตัวเลข (numerical data) ได้แก่ กลุ่มตัวเลขทั้งที่เป็นจำนวนเต็ม ทศนิยม หรือจำนวนจริง ข้อมูลลักษณะนี้ใช้กันในการศึกษา คำนวณทางวิทยาศาสตร์ การพยากรอากาศ เศรษฐกิจ ข้อมูลดัชนีหุ้นของตลาดหลักทรัพย์ เป็นต้น
2. ข้อมูลตัวอักขระ (alphabetical data) ได้แก่ ตัวอักษรที่ใช้ในการเขียนภาษาต่าง ๆ ทุกภาษา เช่น ตัวอักษร A-Z ,ก-ฮ,สระ,วรรณยุกต์ รวมทั้งสัญลักษณ์และเครื่องหมายต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้สามารถครอบคลุมสารสนเทศที่ใช้กันทั่วไปในทุกวงการ ทั้งการศึกษา ค้นคว้า วิจัย วิทยาศาสตร์ และธุรกิจการพานิชย์เป็นต้น
3. ข้อมูลกราฟฟิก (Graphic data) ได้แก่ ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นรูปภาพ รูปจำลองรูปวาด การวิเคราะห์ข้อมูลตัวเลขแลละแสดงผลในรูปของแผนผัง แผนภูมิ กราฟต่าง ๆ
4. ข้อมูลเสียง (Voice Data) ได้แก่ ข้อมูลที่ใช้ในการสื่อสารด้วยภาษาพูด เสียงร้อง เสียงกริ่ง เสียงจากวิทยุ ฯลฯ โดยทั่วไปมักจะใช้ข้อมูลหลายประเภทควบคู่กันไปในการสื่อสารและปฏิบัติงาน เช่น ใช้ข้อมูลเสียงในการสื่อสาร พูดคุย ประชุมและสั่งงาน เขียนบันทึกข้อความในการสั่งการและสื่อสาร และอ่านข้อมูลทั้งที่เป็นตัวอักษร รูปภาพ เป็นต้น
เทคนิคการนำเสนอสารสนเทศ ในการนำเสนอสารสนเทศ ให้น่าสนใจสามารถดึงดูดความสนใจของใช้ให้เกิดความประทับใจ และง่ายต่อการนำไปใช้งานนั้น มีเทคนิคที่ช่วยให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้
1. ลดหรือตัดข้อมูลข่าวสารที่ไม่จำเป็นออก นำเสนอเฉพาะสิ่งที่เป็นแก่นสารสาระสำคัญเท่านั้น
2. จัดวางให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม ระมัดระวังในการจัดรูปแบบ มีการเว้นวรรคตอน และจัดวางในตำแหน่งที่เหมาะสม ทั้งบนหน้าจอและหน้ากระดาษ จัดรูปแบบตามลักษณะ คุณสมบัติของข้อมูลที่นำเสนอ เช่น นำเสนอตัวเลข ในรูปแบบตาราง รูปกราฟ สรุปแสดงในรูปแบบของการเปรียบเทียบเป็นอัตราส่วน อัตราร้อยละ ซึ่งจะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น
3. ใช้สีสันมาช่วยในการนำเสนอ การเน้นข้อมูลที่สำคัญ ด้วยสีต่าง ๆ จะทำให้น่าสนใจ มองเห็นได้ง่ายยิ่งขึ้น แต่ถ้าใช้สีมากเกินไปก็จะทำให้เกิดการสับสนดูยาก ไม่สบายตา
4. การใช้กราฟฟิกมาช่วยในการนำเสนอ รูปภาพหรือกราฟฟิกนั้นสามารถอธิบายความหมายของข้อมูลต่าง ๆ แทนข้อความได้มากมายโดยใช้เวลาอันสั้น ช่วยลดเวลาในการอ่านและเก็บรายละเอียดหรือทำให้เข้าใจเนื้อหาสาระได้ในระยะเวลาอันสั้น
รูปแบบของสารสนเทศ
สารสนเทศจะต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบเพื่อให้สะดวกต่อการนำไปใช้งานและการเผยแพร่ในรูปแบบต่าง ๆ ในปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้น ทำให้ไม่จำเป็นต้องจัดแสดงสารสนเทศที่มีอยู่ในรูปของกระดาษเท่านั้น แต่อาจอยู่ในรูปแบบของสื่ออื่นๆอีก ซึ่งแต่ละแบบมีทั้งข้อดีและข้อจำกัด ดังนี้
1. สิ่งพิมพ์ เป็นสื่อที่แพร่หลายและเป็นที่คุ้นเคย อาจอยู่ในรูปของหนังสือ วารสาร แบบฟอร์ม เอกสารรายงานหรืออาจอยู่ในรูปแบบบันทึก เช่น บันทึกส่วนตัว บันทึกการปฏิบัติการในห้องทดลอง
ข้อดีของสิ่งตีพิมพ์
1. ผู้ใช้คุ้นเคยกับการใช้สื่อสิ่งพิมพ์
2. มีระบบการผลิตเผยแพร่ที่กว้างขวางทั่วโลก การจัดพิมพ์ทำได้สะดวก
3. มีราคาถูก
4. ผู้ใช้ไม่ต้องใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์พิเศษในการอ่าน การเขียน
ข้อจำกัดของสิ่งพิมพ์
1. ไม่คงทนถาวร เมื่อเวลาผ่านไปอาจกรอบและเสียหาย
2. การจัดส่งแพง เมื่อเทียบกับวัสดุย่อส่วนและสื่ออิเล็กทรอนิกแล้ว เพราะมีน้ำหนักมาก การจัดส่งต้องใช้ระบบดั้งเดิม นั่นคือระบบไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
2. วัสดุย่อส่วน (microform) ซึ่งมักเป็นแผ่นฟิล์มขนาด 16 มม. หรือ 35 มม. อาจเป็นลักษณะฟิล์มม้วน (Microfilm) หรืเป็นแผ่น (microfiche) ก็ได้ ในแผ่นฟิล์มจะเป็นรูปถ่ายย่อของเอกสสารคือเป็นหน้าหนังสือ จัดเรียงกันไปตามลำดับจากหน้าแรกไปจนถึงหน้าสุดท้าย แผ่นฟิล์มหนึ่งแผ่นสามารถบรรจุเอกสารได้หลายหน้า ขึ้นอยู่กับอัตราส่วนในการย่อ การอ่านจะต้องใช้ร่วมกับเครื่องอ่านโดยเฉพาะ
ข้อดีของวัสดุย่อส่วน
1. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บกว่าในรูปของกระดาษมาก
2. มีความคงทนถาวร หากมีการจัดเก็บอย่างถูกวิธี สามารถจัดเก็บได้นานถึงประมาณ 100 ปี จึงนิยมจัดเก็บสำเนาต้นฉบับสิ่งพิมพ์ เช่น หนังสือพิมพ์ซึ่งใช้กระดาษที่มีคุณภาพต่ำมาผลิต
3. สะดวกในการจัดส่งเพราะมีน้ำหนักเบา กะทัดรัด
ข้อจำกัดของวัสดุย่อส่วน
1. ต้องใช้กับเครื่องอ่านโดยเฉพาะหากไม่มีเครื่องอ่านจะอ่านไม่ได้
2. การอ่านจะต้องเลื่อนจากหน้าต้นไปตามลำดับจนถึงหน้าที่ต้องการ หากเป็นไมโครฟิล์มที่มีลักษณะเป็นม้วน ผู้อ่านจะต้องเริ่มไล่จากหน้าหนึ่งไปจนถึงหน้าที่ต้องการ หากเป็นชนิดที่เป็นแผ่น อาจเริ่มจากหน้าที่ต้นแถวไล่ไปตามลำดับแถว จึงช้าและไม่สะดวก
3. ไม่เหมาะกับการนั่งอ่านเป็นเวลานานๆ เพราะผู้อ่านจะต้องเพ่งอ่านทำให้เกิดอาการเมื่อยตาหรือปวดศีรษะ
วัสดุย่อส่วนมักจะใช้กับสารสนเทศที่มีการใช้งานไม่มาก จะใช้เฉพาะที่จำเป็น ที่จะต้องจัดเก็บไว้อย่างถาวรและเพื่อการศึกษาอ้างอิง เช่น เอกสารจดหมายเหตุ วารสารฉบับเก่าซึ่งมีจำนวนมาก
3. สื่อเทปเสียงและวีดิทัศน์ หมายถึง สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลเสียง และภาพเคลื่อนไหว สามารถใช้บันทึกข้อมูลได้อย่างสะดวก ข้อมูลที่จัดเก็บจะเรียงลำดับกันไปกันนับแต่ต้นจนจบ หากต้องการเข้าถึงข้อมูลตรงกลางจะต้องเริ่มค้นนับตั้งแต่ต้นไล่ไปจนถึงตำแหน่งของข้อมูลที่ต้องการ
ข้อดีของสื่อเทปเสียงและวีดีทัศน์
1. สะดวกในการใช้งาน ทั้งในการบันทึก ปรับปรุง แก้ไข และใช้งาน
2. สามารถจัดเก็บข้อมูลที่เป็นทั้งเสียงและภาพเคลื่อนไหวไว้ได้
3. มีราคาถูกทั้งเทปและอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน
ข้อจำกัดของสื่อเทปเสียงและวีดีทัศน์
1. ไม่คงทนถาวร โดยทั่วไปจะมีอายุการใช้งานประมาณ 5-10 ปี
2. การเข้าถึงข้อมูลไม่สะดวกและเสียเวลา คือจะต้องเริ่มจากต้นไปตามลำดับ
3. การจัดเก็บ จะต้องระมัดระวังไม่ให้สื่อเหล่านี้เข้าใกล้บริเวณสนามแม่เหล็ก เพราะจะทำให้ข้อมูลเสียหายและไม่สามรถกู้คืนมาได้
4. สื่ออิเล็ทรอนิกส์ (electronic publication) หมายถึง การจัดพิมพ์สารสนเทศที่อยู่ในรูปของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งใช้ระบบคอมพิวเตอร์อ่านได้
